食品科學(xué)學(xué)院學(xué)生檔案管理辦法

一、指導(dǎo)思想

為了提高學(xué)生檔案管理水平，加強(qiáng)學(xué)生檔案管理工作，確保學(xué)生檔案的質(zhì)量與安全，更好的為全院學(xué)生管理工作服務(wù)，為學(xué)生服務(wù)，結(jié)合我院學(xué)生檔案實(shí)際情況，制定本辦法。

二、檔案管理人員工作職責(zé)

（一）制定和完善食品科學(xué)學(xué)院學(xué)生檔案管理規(guī)章制度，負(fù)責(zé)對學(xué)院學(xué)生檔案材料收集和整理工作的指導(dǎo)、督促、檢查。

（二）對學(xué)生檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，切實(shí)維護(hù)學(xué)生檔案的完整性、真實(shí)性和安全性，全院學(xué)生檔案集中到指定辦公室按年級、班級歸類，每列檔案柜為一個年級，每個檔案柜放3—4個班級，統(tǒng)一管理。應(yīng)對所存學(xué)生檔案的保管情況定期進(jìn)行檢查，并填寫食品科學(xué)學(xué)院檔案登記本(包括借閱、清點(diǎn)核對情況)遇有特殊情況，應(yīng)立即向院領(lǐng)導(dǎo)報告，及時處理。

食品科學(xué)學(xué)院檔案登記本（模板）

（三）做好新生入學(xué)檔案整理工作，每年九月份完成新生入學(xué)檔案的接收，次年3月份完成分流班級檔案整理工作。

（四）做好畢業(yè)生檔案派遣工作，每年5月份完成畢業(yè)生檔案整理，6月份由學(xué)校統(tǒng)一進(jìn)行檔案的派遣。

（五）做好分流與轉(zhuǎn)專業(yè)學(xué)生檔案交接工作。

三、學(xué)生檔案借閱管理流程

（一）檔案借閱人應(yīng)為年級輔導(dǎo)員。若班主任、教務(wù)人員、任課老師、領(lǐng)導(dǎo)等需要借閱學(xué)生檔案，須經(jīng)年級輔導(dǎo)員同意。

（二）檔案借閱人必須按規(guī)定履行借閱登記手續(xù)，經(jīng)得檔案管理人員同意，注明借閱事由，并在食品科學(xué)學(xué)院檔案登記本上做好登記，方可查閱。

（三）檔案借閱人要愛護(hù)檔案，不得向無關(guān)人員泄漏檔案內(nèi)容，對違者要追究其責(zé)任。

（四）檔案原則上不外借，如必須借出使用時，要說明理由，嚴(yán)格履行手續(xù)，限期歸還，并在食品科學(xué)學(xué)院檔案登記本上做好登記。

（五）查閱檔案時，查閱人不得翻閱與查閱內(nèi)容無關(guān)的檔案材料。

四、新生入學(xué)檔案交接程序與收集范圍

（一）每年新生入學(xué)后（含專轉(zhuǎn)本專業(yè)），各新生輔導(dǎo)員應(yīng)對學(xué)生檔案進(jìn)行認(rèn)真清點(diǎn)、核對，對每個學(xué)生檔案收集內(nèi)容做到完整，應(yīng)及時確定班委的職務(wù)，協(xié)助整理班級檔案方可交接給學(xué)生檔案管理人員，由學(xué)生檔案管理人員認(rèn)真審核確保無誤，方可辦理相關(guān)交接手續(xù)，檔案入柜。

（二）新生入學(xué)檔案收集范圍為：學(xué)生自高中階段起的相關(guān)材料：包括考生入學(xué)材料（三張紙）、高中學(xué)生登記表、高中畢業(yè)生登記表、學(xué)習(xí)成績單（或?qū)W籍表）、學(xué)生檔案缺失說明（需簽字蓋章）、團(tuán)員材料（含入團(tuán)申請書、入團(tuán)志愿書等）。

（三）專轉(zhuǎn)本專業(yè)入學(xué)檔案收集范圍為：高中學(xué)生登記表、高中階段學(xué)習(xí)成績單、高中畢業(yè)生登記表、專科學(xué)生登記表、專科階段學(xué)習(xí)成績單、專科畢業(yè)生登記表、學(xué)生檔案缺失說明（需簽字蓋章）、團(tuán)員材料（含入團(tuán)申請書、入團(tuán)志愿書等）。

五、分流與轉(zhuǎn)專業(yè)學(xué)生檔案交接程序

分流與轉(zhuǎn)專業(yè)學(xué)生按照學(xué)校有關(guān)要求做好檔案交接工作，按照分流與轉(zhuǎn)專業(yè)學(xué)生名單對相關(guān)學(xué)生檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對，對每個學(xué)生檔案收集內(nèi)容做到完整，并填寫分流學(xué)生檔案交接表，簽字、蓋章。每一次檔案交接都要有檔案清點(diǎn)核對情況。

畢業(yè)生檔案派遣及收集范圍

（一）學(xué)生畢業(yè)后，學(xué)生檔案將按照就業(yè)指導(dǎo)中心派遣方案將檔案轉(zhuǎn)遞到畢業(yè)生就業(yè)單位或畢業(yè)生入學(xué)時的生源所在地。

（二）畢業(yè)生檔案派遣應(yīng)填寫畢業(yè)生檔案清單，歸檔備查。

（三）畢業(yè)生檔案收集范圍：

普高學(xué)生：考生入學(xué)材料（三張紙）、高中學(xué)生登記表、高中畢業(yè)生登記表、高中學(xué)習(xí)成績單（或?qū)W籍表）、報到證白聯(lián)*、身份證復(fù)印件（需簽字蓋章）*、學(xué)士學(xué)位申請書*、南京曉莊學(xué)院學(xué)生登記表*、高等學(xué)校畢業(yè)生登記表*、畢業(yè)設(shè)計（論文）成績登記表*、成績單*、學(xué)生檔案缺失說明（需簽字蓋章）*、體檢表*、團(tuán)員材料（含入團(tuán)申請書、入團(tuán)志愿書等）、黨員材料：正式黨員：①入黨志愿書；②入黨申請書；③入黨轉(zhuǎn)正申請書；④入黨政審材料等。預(yù)備黨員：①入黨志愿書；②入黨申請書；③思想?yún)R報；④入黨政審材料；⑤積極分子考察登記表；⑥預(yù)備黨員考察表等。（注：預(yù)備黨員材料不放在學(xué)生個人檔案中，由學(xué)生本人將密封好的材料和“組織關(guān)系介紹信”一并帶到單位交組織部門）積極分子：①入黨申請書；②思想?yún)R報；③其它積極分子材料等。

專轉(zhuǎn)本學(xué)生：高中學(xué)生登記表、高中階段學(xué)習(xí)成績單、高中畢業(yè)生登記表、專科學(xué)生登記表、專科階段學(xué)習(xí)成績單、專科畢業(yè)生登記表、報到證白聯(lián)*、身份證復(fù)印件（需簽字蓋章）*、學(xué)士學(xué)位申請書*、南京曉莊學(xué)院學(xué)生登記表*、高等學(xué)校畢業(yè)生登記表*、畢業(yè)設(shè)計（論文）成績登記表*、成績單*、學(xué)生檔案缺失說明（需簽字蓋章）*、體檢表*、團(tuán)員材料（含入團(tuán)申請書、入團(tuán)志愿書等）、黨員材料：正式黨員：①入黨志愿書；②入黨申請書；③入黨轉(zhuǎn)正申請書；④入黨政審材料等。預(yù)備黨員：①入黨志愿書；②入黨申請書；③思想?yún)R報；④入黨政審材料；⑤積極分子考察登記表；⑥預(yù)備黨員考察表等。（注：預(yù)備黨員材料不放在學(xué)生個人檔案中，由學(xué)生本人將密封好的材料和“組織關(guān)系介紹信”一并帶到單位交組織部門）積極分子：①入黨申請書；②思想?yún)R報；③其它積極分子材料等。

備注：*為必需材料